欸,大家今天要來跟大家分享一下,身為一個職場老屁股,我是怎麼接那些英文電話的。說真的,剛開始我也超緊張,每次電話一響,心臟都快跳出來,但久就慢慢抓到訣竅!
準備工作不能少
在看到來電顯示是國外號碼的時候,我會立刻拿出紙筆。沒錯,就是這麼老派!但真的超有用,可以記下客戶講的重點,才不會一緊張就腦袋一片空白。
接起來,先禮貌問候
電話接通後,我會先說聲 “Hello, this is XXX speaking.” 簡單報上自己的名字。通常對方會接著說他是誰,然後要找誰。
搞清楚對方是誰、從哪來
如果對方剛好就是要找我,我會問他 “Where are you from, please?” 這樣可以大概知道他是哪個國家的客戶,心裡有個底。
重點來!問他有什麼事
接下來,我會問 “What can I do for you?” 這句話超好用,直接切入重點,讓客戶知道你可以幫他什麼忙。如果客戶講話速度太快,我會請他 “Could you slow down a little?” 畢竟我們也不是母語人士,聽不懂就直說,沒什麼好丟臉的。
聽不懂?沒關係,有招!
有時候,客戶講一大串,我還是聽得霧煞煞。這時候,我會先問他 “Have you sent email to me before?” 這樣可以確認他之前有沒有寄過信給我,方便我事後查詢。
如果還是聽不懂,我會直接跟他說 “Could you send an email to confirm? Thanks.” 然後再確認他知不知道我的email,不知道的話就告訴他,請他寄信過來。
如果不是找你?
- 找同事:如果對方是要找其他人,我會先說 “One moment, please.” 然後趕快找同事來接電話。
- 沒人可以幫忙:萬一真的找不到人幫忙,就只能硬著頭皮上!但還是要盡量記下重點,然後請對方寄email過來。
小撇步分享
對,還有一個小撇步,就是把公司的英文名稱記下來,貼在電腦旁邊,這樣接電話的時候就不用擔心講錯!
其實接英文電話真的沒那麼可怕,多練習幾次就會越來越順手。重點就是要保持禮貌、不要怕聽不懂,然後善用紙筆和email來輔助。希望今天的分享對大家有幫助!