話說有一陣子,我常常需要寫英文email給外國的合作夥伴,每次寫到「附件」這兩個字,我就頭疼。你知道的,我們平常口語講「附件」、「如附件」、「參考附件」,但英文到底要怎麼說才道地?每次都要Google半天,還不一定找得到正確答案,實在很煩人!
後來,我下定決心要徹底解決這個問題。我開始蒐集各種英文email範例,不管是自己收到的,還是網路上找的,只要有提到附件的,我就會特別留意。
一開始,我發現大家用的字還真不少,像是Exhibit, Schedule, Annex, Appendix, Attachment…等等,看得我眼花撩亂。每個字看起來都像「附件」,但到底差在哪裡?
我開始一個一個去查這些字的用法和差異。你知道的,這種東西光看字典解釋不夠,還得看實際例子才知道怎麼用。
我把查到的資料整理成一份筆記:
- Attachment:這大概是最常見的,就是指email裡夾帶的檔案,不管是PDF、Word、Excel還是照片,都可以用attachment。
- Exhibit:這個字比較正式,通常用在合約或法律文件中,指作為證據或參考的文件。
- Schedule:這個字通常指時間表或排程,但在某些情況下,也可以指附在文件後面的清單或表格。
- Annex:這個字比較少見,通常指附在文件後面的附加文件,有點像補充說明的感覺。
- Appendix:這個字通常指放在文章或書籍最後面的附錄,用來補充一些額外的資訊。
整理完這些資料後,我開始在實際寫email時,試著用這些不同的字。一開始還真有點不習慣,但多寫幾次後,就越來越順手。
後來,我還發現一個小技巧,就是可以直接在email裡寫 “Please find the attached file for your reference.”(請參考附件檔案),簡單明瞭,對方一看就懂。
現在,我寫英文email時,再也不用為「附件」這兩個字煩惱。每次寫完email,都覺得自己又進步一點,這種感覺真
如果你也跟我一樣,曾經為「附件」的英文傷腦筋,不妨試試我的方法。多看範例、多查資料、多練習,相信你很快也能掌握這個小技巧!