
欸,今天要來跟大家分享一下我最近寫英文Email的一些小小心得。你知道的,現在這個時代,不管你是要跟國外客戶聯絡,還是要申請學校,都免不要寫英文信。但每次寫都覺得卡卡的,不知道該怎麼開頭、怎麼結尾,感覺就是少那麼一點「fu」。
我就下定決心,好好來研究一下英文Email到底要怎麼寫!一開始,我先上網找一堆資料,什麼英文Email架構、開頭、結尾用語等等,看得我眼花撩亂。但你知道的,光看這些資料是不夠的,還是要實際動手寫才行。
我的實戰演練
第一步:搞清楚架構
我發現,其實英文Email跟中文信件差不多,也是要有個基本的架構。我把它分成幾個部分:
- 主旨 (Subject):這超重要的!一定要讓人一看就知道這封信在講什麼。
- 稱謂 (Salutation):看你是要寫給誰,用Dear Mr./Ms./Dr. 加上對方的姓氏,或是直接寫Dear [對方名字],都可以。
- 正文 (Body):這裡就是你要講的重點!記得要分段,不要全部擠在一起。
- 結尾敬語 (Complimentary Close):寫完正文,要來個禮貌的結尾。
- 署名 (Signature):最後簽上你的大名,搞定!
第二步:練習開頭
我發現,開頭真的很重要,會影響收件人想不想繼續看下去。我試幾種不同的開頭方式:
- 如果是不熟的人,我會用比較正式的寫法,像是 “I hope this email finds you well.”
- 如果是比較熟的,我就會直接說 “Good morning/afternoon/evening.”
- 如果是有事情要跟對方說,我會開門見山,像是 “I am writing to you regarding…”
第三步:充實正文
正文部分,我盡量寫得清楚、簡潔。我會把每一段的重點放在第一句,然後再慢慢解釋。如果有很多點要說,我會用條列式的方式,讓對方比較容易閱讀。
第四步:搞定結尾
結尾我也試幾種不同的寫法:
- 比較正式的: “Thank you for your time and consideration.”
- 稍微輕鬆一點的:”Thank you for your help.”
- 如果需要對方回覆,我會說:”Please let me know if you have any questions.”
第五步:檢查再檢查
寫完之後,我一定會再檢查一遍,看看有沒有拼字或文法錯誤。畢竟,寫錯字是很糗的!
我的成果
經過一番努力,我終於寫出一封我自己覺得還不錯的英文Email!雖然還不到完美,但至少比以前進步很多。而且我發現寫英文Email其實沒有想像中那麼難,只要掌握好架構,多練習幾次,一定可以寫出專業又得體的Email!
如果你也跟我一樣,對寫英文Email感到苦惱,不妨試試我的方法。希望我的分享對你有幫助!
